Bir apartmanın yönetimini devralmanızı isteyen kişiyle aidatını sormak isteyen mevcut bina sakini aynı formu doldurursa mesajın doğru kişiye ulaşması gecikebilir. Apartman ve site yönetim firmaları için web sitesi hazırlarken iki ihtiyacı ilk ekranda ayırıyoruz. Yeni teklif isteyen yönetici binasını ve beklediği hizmetleri anlatabiliyor. Mevcut sakin ise şirketinizin belirlediği destek kanalına ulaşıyor.
Hangi yönetim hizmetlerini sunuyorsunuz?
Firmanızın çalışma biçimine göre idari takip, ortak alan bakımı, saha personeli koordinasyonu veya teknik talepler ayrı başlıklar olabilir. Kendi ekibinizin yürüttüğü işler ile başka bir sağlayıcıyla koordine ettiğiniz işleri açıkça yazıyoruz. Örneğin güvenlik personeli temin etmiyor ama hizmet sağlayıcının vardiya planını takip ediyorsanız site bunu doğru anlatmalı.
Kat malikleri veya yönetim kurulu teklifleri karşılaştırırken sorumluluğun nerede başlayıp bittiğini görmek ister. Şikâyetlerin kime iletildiği, periyodik kontrollerin kim tarafından planlandığı ve yöneticiye nasıl bilgilendirme gönderildiği açıklanabilir. Müşteri bilgisi içermeyen temsili bir aylık rapor görünümü, uzun bir özellik listesinden daha anlaşılır olabilir.
Teklif formunda bina nasıl tarif edilir?
İlk başvuruda ilçe, blok sayısı, yaklaşık bağımsız bölüm sayısı, ortak alanlar ve talep edilen hizmet grubu yeterli bir başlangıç sağlar. Küçük bir apartmanla kapalı otoparkı, havuzu ve teknik odaları bulunan bir sitenin ihtiyaçları farklıdır. Var olan saha ekibi yönetimle birlikte devam edecekse bu bilgi keşif görüşmesini etkileyebilir. Sakinlerin isimleri veya borç dökümleri ilk formda gerekli değildir.
Örnek yönetim talebi: “Üç blokta toplam 72 daire bulunan sitemizde ortak alan temizliği ve teknik talep takibi için teklif istiyoruz. Mevcut görevlimiz çalışmaya devam edecek. Yönetim kurulu önümüzdeki ay hizmet kapsamını görüşecek. Keşif ve örnek rapor için kimi arayabiliriz?”
Sakin portalı ile yeni teklif yolunu ayıralım
Mevcut sakinlere sunduğunuz bir portal varsa siteye giriş bağlantısı ekleyebiliriz. Aidat tahsilatı, borç sorgulama veya kişiye özel kayıt gösterimi ayrı sistem gerektirir. Yalnız tanıtım ve teklif toplayan bir sitede bu işlemler otomatik çalışıyormuş gibi bir menü kurmuyoruz. Telefon veya e-posta üzerinden destek veriliyorsa ziyaretçiyi gerçek kanala yönlendiriyoruz.
Başlangıçta çalıştığınız bölgeleri, hizmet listenizi, paylaşılmasına izin verilen bina fotoğraflarını ve talepleri karşılayan kişileri istiyoruz. Yeni sözleşme için görüşme talebiyle mevcut binadan gelen bakım isteğini önizlemede ayrı ayrı deniyoruz. Kurumsal web sitesi tasarımı kapsamında genel yapıyı, site bakım ve desteği kapsamında dönemsel bilgi değişikliklerini planlayabiliriz.
Önizlemede örneğin tek bloklu bir apartman için yalnız temizlik koordinasyonu işaretleyin. Sonra bir site için teknik takip ve personel yönetimini birlikte seçin. İki talebin kapsamı karşı ekranda da farklı görünüyorsa, teklif hazırlayan ekibiniz işe doğru bilgilerle başlayabilir.
Yönetim firmanız için hangi bilgilerin teklifte gerektiğini görüşmek üzere 0542 387 14 54 numarasını arayabilir veya örnek hizmet listenizi WhatsApp üzerinden iletebilirsiniz.