Web sitesini taşımadan önce e-postanın nerede çalıştığını öğrenin. Site ile e-posta aynı alan adını paylaşsa bile ayrı sağlayıcılarda barınabilir. Yalnız web sunucusu değişiyorsa posta hizmetinin ve ilgili alan adı kayıtlarının korunması gerekir. E-posta da taşınacaksa mesaj arşivi, kutular ve yönlendirme adresleri için ayrı geçiş planı hazırlayın. Eski hizmeti yeni düzeni doğrulamadan kapatmayın.

Hangi hesap kimin kontrolünde?

Alan adını kaydettiğiniz firma, alan adı kayıtlarını yayımlayan hizmet, siteyi barındıran sunucu ve kurumsal posta sağlayıcısı aynı şirket olmayabilir. Tedarikçinize “Sadece web dosyaları mı taşınıyor, alan adının kayıtlarını yöneten hizmet de mi değişiyor?” diye sorun. Mail programının hangi hesaba bağlandığını işletme adına yetkili kişi doğrulasın. Parolaları ekran görüntüsü veya açık e-posta ile paylaşmak gerekmez.

MX kaydı, gelen e-postayı hangi posta hizmetinin kabul edeceğini belirleyen alan adı kaydıdır. MX kayıtlarını doğru taşımak geçmiş mesajların da yeni posta kutusuna kopyalandığı anlamına gelmez. Benzer biçimde eski mesaj arşivini kopyalamak, bundan sonraki postaların doğru yere gideceğini kanıtlamaz. Bu iki işlemi teslim kontrolünde ayrı değerlendirin. Gönderici doğrulama kayıtlarının hangi sağlayıcıya ait olduğu da teknik ekip tarafından kayda alınmalı.

Temsili geçiş

Site eski hostingden yeni bir sunucuya taşınıyor. “teklif” adresi dışarıdaki bir posta sağlayıcısında, “siparis” ise eski hosting paketinde. Site açıldıktan sonra eski paketi hemen kapatmak ikinci adresi devre dışı bırakabilir. İşletme önce her iki kutunun yerini ve kimin yöneteceğini ayrı doğrular.

Geçiş listesini işletmenize göre hazırlayın

  • Kullanılan posta kutularının yanında takma adları, grup adreslerini ve yönlendirmeleri de belirleyin.
  • Geçmiş postaların nerede tutulduğunu sorun. Bazı çalışanların bilgisayarındaki yerel arşiv sunucuda bulunmayabilir.
  • Web sitesinden çıkan form bildirimlerinin hangi hesaptan gönderildiğini ve kime ulaştığını kaydedin.
  • Posta da taşınacaksa aktarım yöntemi, yeni kutular, olası ara dönem iletileri ve geri dönüş kararını yetkili sağlayıcıyla planlayın.

Dört yönlü teslim testi yapın

Dışarıdaki bir deneme hesabından işletmeye mesaj gönderin. Ardından işletmeden o hesaba yanıt verin. Bir ekip üyesinden diğerine iç posta yollayın. Son olarak web sitesindeki test formunu kullanın. Dördü farklı nedenlerle başarılı veya başarısız olabilir. Bir mesaj ulaşmazsa saatini, göndereni, alıcıyı ve varsa hata bildirimini teknik destekle paylaşın. Google Workspace kullanan işletmeler Google’ın posta alma sorunlarını giderme adımlarını kullanabilir.

Web sitenizin taşınma kapsamını site yenileme görüşmesinde, devam eden izlemeyi ise bakım ve teknik destek kapsamında netleştirin. İşletmede bir kişi, geçiş günü doğrudan müşteriden gelen bir postanın ve form bildirimlerinin beklenen kutuda olduğunu doğrulasın. Teslim ancak bu kullanım yolları da çalıştığında işletme açısından tamamlanır.

Eski kutuların silinme tarihini ayrıca yazılı doğrulayın.

E-posta hizmetinizin türüyle birlikte site taşıma kapsamını sormak için 0542 387 14 54’ü arayın veya WhatsApp’tan yazın.