Aynı konferansa katılan herkes açılış oturumuna girebilir, fakat öğleden sonraki atölyede yalnız yirmi sandalye olabilir. Etkinlik kayıt sitesi tasarlarken önce hangi başvurunun etkinliğe giriş, hangisinin belirli bir oturum için yer talebi olduğunu netleştiriyoruz. Programı inceleyen katılımcı, kayıt düğmesine dokunmadan önce tarih, salon, konuşmacı ve varsa katılım koşulunu görebiliyor. Organizasyon ekibi ise kapanış saatinde hangi listeyi kullanacağını biliyor.
Programı kayıt adımıyla buluşturuyoruz
Tek günlük bir etkinlikte kısa bir program ve tek kayıt yeterli olabilir. Birden fazla salonda eş zamanlı oturumlar yapılıyorsa saat çakışması, kapasite ve bekleme listesi ayrı ele alınır. Acil bir konuşmacı değişikliğinde metni kimin güncelleyeceğini ve kayıtlı kişilere kimin bilgi vereceğini önceden konuşuruz. Şirket adına kayıt yaptıran bir kişinin birden fazla konuk bildireceği etkinliklerde her konuğun kendi onayını ve katılım durumunu nasıl izleyeceğiniz de kapsamı etkiler.
Örnek kayıt deneyi. Katılımcı sabah panelini ve 14.00 atölyesini seçer. Atölye dolmuşsa ana etkinlik kaydı ile atölye bekleme durumu iki ayrı satırda görünür. Vazgeçen bir kişi olduğunda sıradaki katılımcıya kimin davet göndereceği organizatörün belirlediği kurala bağlıdır.
Formdan sonra ne olacak?
Kayıt sürecini işletmenin kullandığı ifadelerle gösteririz. Açık etkinlikte başvuru tamamlanınca onay verilebilir; davetli bir toplantıda organizatör incelemesi gerekebilir. Teslim testinde aynı e-postayla yinelenen başvuruyu, kapalı oturumu, son kayıt tarihinden sonra açılan eski davet bağlantısını ve görevlinin doğru listeyi dışa aktarmasını deneriz. Katılımcı listesini kimlerin indirebileceğini ve etkinlikten sonra kayıtların ne zaman kaldırılacağını sözleşilen işleyişe göre tanımlarız.
Bilet satışı, ödeme, turnike veya QR giriş gibi ekler istendiğinde mevcut sağlayıcı, erişim yetkileri ve saha sorumluluğu incelenir. Bu özellikleri yalnız doğrulanmış proje kapsamına dahil ederiz. Etkinliğinizi hizmet portföyüyle birlikte sunmak için organizasyon firması web sitesi tasarımını, reklam ziyaretçisinden tarihli taleplerin alınması için etkinlik reklamları çalışmamızı inceleyebilirsiniz.
Oturum programınızı, kayıt sorumlusunu ve örnek katılımcı yolunu paylaşarak projeniz için teklif alabilirsiniz. 0542 387 14 54’ten bizi arayabilir veya WhatsApp’tan Mavi Dijital’e yazabilirsiniz.